Tegyük rendbe a vállalatok fekete dobozát, a bérszámfejtést

Amikor egy cégvezető vagy tulajdonos úgy érzi, hogy valami gond van a cégénél, az sokszor nem alaptalan gyanú. Ám sokszor nem is körvonalazható pontosan, hogy hol és mi a hiba, csak a vezető tudja azt, és talán bizonyos adatok, események vagy számok is erre utalnak. Talán gyakori a munkavállalók panasza a bérpapírok értelmezésével kapcsolatban, esetleg konkrét elszámolási hibák is előfordulnak, vagy volt már hatósági felülvizsgálat, mely hibákat és hiányosságokat tárt fel.

Szeretne mindig maximálisan megfelelni ezen a területen az előírásoknak, ám követhetetlennek tartja az állandó változásokat a jogszabályozásban?

Összeszedtünk pár szempontot, hogy ezeken röviden végigmenve lássa, hol lehet a probléma forrása a cégénél és hogy milyen megoldást tudunk rá nyújtani.

5 terület, amely utalhat arra, hogy gondok vannak a bérszámfejtési és munkaügyi területen

  1. Gyakoriak a panaszok a munkavállalók részéről, melyek elszámolási problémákra vonatkoznak vagy nem értelmezhető számukra az elszámolás.
  2. Gyakori panaszok a pénzügy részéről azzal kapcsolatban, hogy a béradatok, a bevallásban szereplő adatok és a könyvelésben szereplő adatok, az adófolyószámla adatai nem egyeznek, ez pedig folyamatos egyeztetést és javítást, plusz adminisztrációs terhet is generál nekik.
  3. Gyakori panaszok a HR, munkaügy részéről amiatt, hogy nem megfelelő az adatszolgáltatás minősége és gyakorisága, illetve nem megfelelő a bérszámfejtők felől érkező támogatás, segítségnyújtás. Ezen a területen sokszor nem tisztázottak a feladatok, felelősségi körök.
  4. Gyakori panaszok a vezetők részéről amiatt, hogy nem megfelelő a minősége vagy esetleg teljesen hiányzik az információ a bérszámfejtésről a vezetők felé olyan dolgokról, mint pl. munkaidő-elszámolás, juttatások, költség elszámolások, levonások.
  5. Hatóságok ellenőrzésének elmarasztaló eredményei, melyek igen komoly jelzések arról, hogy a bérszámfejtési terület nem megfelelően működik.

3 olyan ok, mely a bérszámfejtés és a tárosztályok kapcsolatában rejtőzik

  1. Sok esetben a társosztályok nem értik a bérszámfejtés információigényének elvárásait pl. határidőkről, formátumokról, tartalomról. stb. Ekkor a bérelszámolás nem tud zökkenőmentes és késedelem nélküli lenni, ám erről a társosztályok szintén nem tudnak.
  2. Gyakori, hogy nem megfelelőek az adatok a munkaidő-nyilvántartásban. A munkavállalók munkaidő-elszámolási adatai késve, rossz formátumban, téves adatokkal vagy hiányosan érkeznek be a bérszámfejtésre, így azok nem alkalmasak hibátlan elszámolásokra.
  3. Belső szolgáltatói szemlélet hiánya, azaz a társosztályok és vezetőik nem ügyfelekként tekintenek egymásra, emiatt azonban az üzleti igények és proaktivitás is hiányzik az egymásiránti kapcsolatukból.

2 olyan ok, mely a bérszámfejtésen belül rejtőzik

  1. Nincs kihasználva a bérszámfejtő program összes funkciója. Gyakori, hogy a munkatársak nem megfelelő képzése miatt nem ismernek olyan funkciókat a programban, mely rengeteg manuális munkától, ezáltal sok időtől kímélné meg őket (pl. juttatás kódok megfelelő használata).
  2. Sajnos sok esetben a bérszámfejtő kolléga hozzáállása is problémákat generál. Gépiesen, gondolkodás nélkül, jogszabályi hátteret figyelmen kívül hagyva végzi a munkáját, nem proaktív és hiányzik az ügyfélszemlélet.

Okok, melyek a gazdasági és jogi környezetben rejlenek

  1. Gyakori változás a munkaügyi és bérszámfejtési területen, melynek követése és alkalmazása sokszor nem zökkenőmentes vagy hibátlan.
  2. Hatósági ellenőrzések eredményeinek gyakorlatba ültetése sikertelen, így újabb elmarasztalás várható.
  3. Nem tudják lekövetni a gyakori változásokat, létszám- és munkaidő-gazdálkodásuk, bérezési rendszerük optimálizációját, vagy hogy kihasználják a költségmegtakarítási lehetőségeket.
  4. Nem utolsó sorban pedig nincs arra allokált munkaerő, aki folyamatosan ellenőrzi ezt a területet és elvégzi a szükséges átvilágításokat.

Amennyiben úgy érzi, hogy fenti észrevételek, hibák vagy hiányosságok az Ön cégénél is jelen lehetnek, úgy javasoljuk külső szakértő bevonását, hisz egy pártatlan szakértő, akinek kidolgozott módszertana van ezen a területen sokkal reálisabban és hatékonyabban tudja feltárni az okokat, és tud javaslatokat tenni azok elhárításában, javításában és pótlásában.

OLVASSA EL ESETTANULMÁNYUNKAT!

Az Önéhez hasonló cégek tipikus problémáiról és a megoldásról